Péče o zaměstnance obnáší mnohem více než jen základní personální agendu. Jednou z významných, avšak mnohdy bohužel často podceňovaných součástí, je adaptace zaměstnanců neboli onboarding.
V současné době, kdy je kvalitních kandidátů na pracovním trhu nedostatek, by si fi rmy měly uvědomit, že přijatý kandidát se automaticky nerovná budoucímu stálému zaměstnanci. Řada z nich svůj poměr totiž skončí ještě před vypršením zkušební lhůty, často z pocitu nezájmu ze strany zaměstnavatele.
Interakce lidí s okolním světem se navíc mění, většina z nich dnes běžně využívá ve svém každodenním životě moderní technologie pro práci i zábavu. Hledají si informace skrze své mobilní telefony, využívají různé aplikace a tomuto trendu je třeba jít vstříc i v průběhu zapojení do pracovního procesu v nové firmě.
Právě na toto téma jsme si povídali s Vladimírou Michnovou, personální ředitelkou společnosti Linet Group, která do onboardingu v rámci své české pobočky implementovala aplikaci Talmundo od firmy Human Garden.
Co bylo pro vaši společnost prvotním impulsem k investici do moderních online aplikací pro potřeby HR?
Především rychlost, kvalita a obsah předávaných informací novým zaměstnancům napříč světem, jednotný způsob komunikace pro všechny organizační jednotky společnosti. Rozsah, tedy dopad této aplikace do celé společnosti bez rozdílu lokality, byl pro nás zásadní v našem rozhodování. V dnešním digitálním světě je nutné přijmout nové nástroje, které korespondují s požadavky nové generace a zároveň mohou posilovat značku zaměstnavatele.
Proč byla nejdříve investice do aplikace pro onboarding?
Zvažovali jsme několik přístupů, jak posílit značku zaměstnavatele a zároveň nastavit efektivní adaptační plán. Možnost představit se novému zaměstnanci ještě před nástupem do zaměstnání, sdělit mu zásadní informace o firemní kultuře, pravidlech, ofi ciálně ho uvítat, představit benefi ty či první dny ve společnosti, byla pro nás priorita. Nejen že zaměstnanec obdrží informace před nástupem, ale během námi defi nované doby nám poskytuje řízenou zpětnou vazbu, která dokáže identifi kovat naše úzká místa. Můžeme tak rychle reagovat, komunikovat s novým zaměstnancem, a zabránit tak i nejasnostem.
Většina vašich lidí působí na dělnických pozicích. Budou využívat aplikaci, která je primárně určena pro smartphony?
Toto odpovídá personální situaci společnosti v České republice, ale z pohledu skupiny Linet Group tvoří výrobní zaměstnanci zhruba 60 % z celkového počtu zaměstnanců, tedy nejedná se o převážnou většinu. Pokud budeme hovořit o dělnických pozicích, tak větší polovina nově nastupujících zaměstnanců jsou mladí lidé, pro které je smartphone samozřejmostí. Často nemají ani počítač. Náš kvalifi kovaný odhad byl, že právě tito zaměstnanci budou aplikaci využívat a budou potěšeni zájmem fi rmy o ně. V dělnických profesích to není rozhodně obvyklé a vzhledem k vyšší fl uktuaci dělnických profesí jsme toto zvolili jako cestu, jak fl uktuaci částečně snížit. Zatím se nám daří naplňovat naše plány, nicméně celkově to budeme vyhodnocovat za pár měsíců.
Jak se vám podařilo prosadit myšlenku mobilní aplikace pro onboarding u vedení?
Linet je inovativní společnost a má blízko k novým fungujícím nástrojům, které nejen zefektivňují jednotlivé procesy firmě, ale zároveň posilují vztah mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem. Firemní kultura Linetu je velmi silná a specifi cká. Zpočátku bylo náročné vysvětlit, co bude přínosem této aplikace. Obhájit tuto investici nám nicméně pomohla kombinace číselných argumentů v podobě snížení fluktuace, posílení interní spokojenosti zaměstnance (děláme pravidelné průzkumy napříč skupinou), investice do náboru a zároveň společnosti, která neustále roste co do počtu zaměstnanců, tak i organizačními jednotkami po světě. To, že jsme schopni profesionálně komunikovat v minutě s někým na druhé straně polokoule, je z hlediska rozvoje světové společnosti klíčová výhoda.
Jak tento nástroj zapadl do předchozí běžné praxe?
Nijak zásadně jsme neupravovali adaptační proces, spíše jsme vylepšili jeho první část – tedy kontakt s novým zaměstnancem a předání prvních, vstupních informací. V České republice šlo jen o to, jak zapracovat tuto první část do adaptačního programu, a bylo to opravdu velmi jednoduché. Z hlediska skupiny jsme nyní stále v procesu, kdy ladíme optimální proces pro adaptační program, protože chceme kombinovat část centralizovaného procesu a větší část lokálního adaptačního programu.
Co všechno samotná aplikace obsahuje a kdo připravuje a spravuje její obsah?
Obsahuje vlastně to, co chceme. Mohli jsme si rozhodnout, co chceme prezentovat. Rozhodli jsme se popsat DNA společnosti, tedy dát informace typu firemní hodnoty a strategické cíle (i v číslech) včetně vývoje. Připravili jsme interaktivní trénink včetně lehkých testů, který je hodnocen jako nejoblíbenější. Obsahem jsou ucelené informace o historii, produktech firmy, prohlídka konkrétními místy. Samozřejmě nechybějí videa. Přípravu obsahu řešíme v mezinárodním týmu. Obsah spravují kolegyně, které mají ve svém popisu práce adaptaci zaměstnanců jak pro ČR, tak pro skupinu.
Co čekáváte od nasazení u vás ve fi rmě v ČR i ve světě?
Jak jsem již zmínila, je to určitě posílení značky zaměstnavatele, firemní kultury napříč celou skupinou, vyšší spokojenost zaměstnanců se zaměstnavatelem. V konkrétních číslech to je určitě vyšší míra stability, nižší fluktuace v dělnických profesích a zejména snížení finančních prostředků do náboru nových zaměstnanců. Ve světě rozhodně efektivnější komunikaci s novými zaměstnanci a konkrétní zpětnou vazbu, která nám umožní rychle reagovat a zlepšovat konkrétní aktivity.
Pomáhá vám aplikace i k jiným účelům, než je onboarding, třeba už ve fázi náboru zaměstnanců do firmy?
V tuto chvíli ji primárně využíváme pro onboarding. Ve fázi náboru ji použijeme zatím pouze výjimečně, kdy můžeme poskytnout kandidátovi velmi popisné informace o společnosti. Jedná se pouze o kandidáty a kandidátky, kteří jsou již v užším kole výběrového řízení.
Jaký vztah máte vy sama jako žena k moderním technologickým „vychytávkám“? Sledujete trendy?
Musím. Mám doma teenagery a je to mou povinností. Jejich velkou zásluhou vnímám naprosto jiná očekávání od života, než měla generace X či Y. Jinak jsem více technický typ ženy a osobně mám ráda nové technologie. Zkouším některé technologické „vychytávky“, ale ne vždy u nich úspěšně vydržím.
Osobně myslím, že dnešní svět je zásadně jiný a v případě „pracovního“ prostředí je třeba přehodnocovat mnoho věcí, které souvisí s trendem „být neustále na síti“. Navíc nové generace dávají zcela jasně najevo konkrétní a jiná očekávání od zaměstnavatelů, což zaměstnavatele bude stále ovlivňovat ve formování pracovního prostředí a tak i celé fi remní kultury společnosti.
Vladmíra Michnová
Personální ředitelka mezinárodní skupiny Linet Group a Linet s.r.o. Je držitelkou národní certifikace Ethics and Compliance Manager a zároveň odborným gendrovým expertem pro projekty slaďování rodinného a pracovního života. Je spoluzakladatelkou firemní mateřské školky Linetka. V roce 2011 získala 1. místo v soutěži Osobnost HR. Je členkou Odborné sekce Rady kvality ČR „Kvalita ve vzdělávání“ a aktivně se realizuje v oblasti podpory technického školství se zaměřením na základní a střední školy v ČR. Specializuje se na oblast fi remní kultury a využití efektivní psychodiagnostiky v pracovním prostředí.
TEXT: JANA BENÁKOVÁ
FOTO: ARCHIV V. MICHNOVÉ